Баталгаажуулалтын гэрчилгээ олгох, хадгалах, хамрах хүрээг өргөтгөх, багасгах, түдгэлзүүлэх ба хүчингүй болгох журам   МОНС-БЖ-09-2021

1. Зорилго

Энэхүү журмын зорилго нь “МонСертф” ХХК-ийн баталгаажуулалтын гэрчилгээ олгох, татгалзах, хадгалах, баталгаажуулалтын хамрах хүрээг өргөтгөх, багасгах, баталгаажуулалтыг түдгэлзүүлэх, түдгэлзүүлснийг сэргээх, хүчингүй болгоход хяналт тавих үйл ажиллагааг зохицуулахад оршино.  

2. Хамрах хүрээ

 “МонСертф” ХХК-ийн бүх аудитын багцуудад хамаарна. 

3. Норматив эш таталт

Энэхүү журамд эш татсан дараах норматив баримт бичиг нь түүний шаардлагын үндэслэл болох заалтуудыг агуулна. Хугацаат эш таталтын хувьд зөвхөн тухайн хэвлэлийг ашиглана. Хугацаагүй эш таталтын хувьд эш татагдсан баримт бичгийн хамгийн сүүлчийн хэвлэлийг хэрэглэнэ. Үүнд:

• ISO 9000:2001 Чанарын удирдлагын тогтолцоо. Суурь асуудал, тайлбар толь;
• ISO/IEC  17021-1 Тохирлын үнэлгээ- Менежментийн тогтолцооны аудит болон баталгаажуулалт явуулдаг байгууллагад тавигдах шаардлага;

4. Нэр томъёо, тодорхойлолт 

Тус баримт бичигт орсон нэр томъёог  MNS ISO 9000:2017 “Чанарын менежментийн тогтолцоо. Үндсэн ойлголт ба тайлбар толь,  MNS ISO 17021-1:2020 Тохирлын үнэлгээ. Менежментийн тогтолцооны аудит ба баталгаажуулалт явуулах байгууллагад тавих шаардлага стандартад тодорхойлсноор ойлгож, хэрэглэнэ. Үүнд тухайлбал лавламж болгож дараах үндсэн нэр томъёоны тодорхойлотыг өгөв:

• Аудитын багц- Менежментийн тогтолцооны аудитын хүрээнд үйлдэгдсэн баримт бичгүүдийн нэгдэл. Аудитын багцын агуулга нь аудитын хэлбэрээс шалтгаална. 
• Баталгаажуулалтыг хадгалах - Менежментийн тогтолцооны стандартын шаардлагыг үйлчлүүлэгч тогтмол хангаж байгаа байдал;
• Хамрах хүрээ- Үйлчлүүлэгч байгууллагын менежментийн тогтолцоо хэрэгжүүлсэн үйл ажиллагааны чиглэл
• Түдгэлзүүлэх – Үйлчлүүлэгч байгууллагын менежментийн тогтолцооны баталгаажуулалтыг түр хугацаанд хүчингүй болгох;
• Сэргээх – Түр хугацааанд түдгэлзүүлсэн баталгаажуулалтыг хүчинтэй болгох;
• Хүчингүй болгох – Үйлчлүүлэгч байгууллагын менежментийн тогтолцооны баталгаажуулалтын хамрах хүрээг багасгах, Менежментийн тогтолцооны баталгаажуулалтын гэрчилгээний хүчинтэй хугацаа дуусахаас өмнө гэрчилгээ хүчингүй болж буй байдал.

5. Хүлээх хариуцлага 

5.1 Баталгаажуулалтын байгууллага нь аудитын багцаар шийдвэр гаргах ба баталгаажуулалтын гэрчилгээг өөрчлөх хариуцлагыг хүлээнэ. 

5.2 Баталгаажуулалтын шийдвэрийг гэрээлж болохгүй (outsourcing)

5.3 Аудитор нь заасан хугацаанд аудитын багцыг “Бүртгэлийн хяналтын журам МОНС-БЖ-02-2020-М-01 маягт”-ын дагуу баталгаажуулалтын байгууллагад хүлээлгэн өгөх үүрэгтэй.

6. Анхдагч ба давтан баталгаажуулалтын гэрчилгээ олгох 

6.1 Гэрчилгээ олгох шийдвэр

1. Анхдагч баталгаажуулалтын гэрчилгээ олгох эсэх шийдвэрийг аудитын багцын техникийн агуулгад дүн шинжилгээ хийснээр Баталгаажуулалтын Зөвлөл гаргана.
2. Давтан баталгаажуулалтын гэрчилгээ олгохдоо Баталгаажуулалтын зөвлөл  дахин баталгаажуулалтын аудитын үр дүн, түүнчлэн гэрчилгээжүүлэлтийн хугацааны туршид тогтолцоонд хийсэн аудитын үр дүн, үйлчлүүлэгчдээс ирсэн аливаа гомдлыг үндэслэн гэрчилгээг шинэчлэх шийдвэрийг гаргана.

6.2 Баталгаажуулалтын гэрчилгээний тухай

6.2.1 Үйлчлүүлэгчид олгосон гэрчилгээ нь дараахь мэдээллийг багтаасан байна.  Баталгаажуулалтын гэрчилгээ бөглөх заавар МОНС-АЗ-02-2018-ыг харна уу.

• Гэрчилгээ анх олгосон огноо, олгосон огноо болон хүчинтэй огноо 
• Баталгаажсан үйлчлүүлэгчийн нэр, байршил (хавсралтаар байж болно) 
• Гэрчилгээний таних дугаар, QR код
• Гэрчилгээний стандарт, норматив баримт бичиг, гэрчилгээжүүлэх хамрах хүрээ
• МонСертф ХХК-ийн мэдээлэл, тамга тэмдэг, гарын үсэг 

6.2.2 Чанарын менежер нь баталгаажуулалтын гэрчилгээг “Corel draw” программ ашиглан, үг үсгийн алдаагүй, өнгөний нягтралтайгаар 2 хувь  хэвлэж, 1%-ийг олгосон гэрчилгээ хавтсанд хадгална. Эх файлыг он, оноор нь нэг хавтас /folder/ үүсгэн хадгална. Баталгаажуулалтын гэрчилгээ хэвлэх бүрт Баталгаажуулалтын газрын дарга нэг бүрчлэн сайтар хянасны дараа Ерөнхий захирлаар баталгаажуулна.

6.2.3 Баталгаажуулалтын гэрчилгээг үйлчлүүлэгч байгууллагын хүссэн газарт албан ёсоор Ерөнхий захирал хүндэтгэлтэйгээр гардуулна.

6.2.4 Чанарын менежер нь баталгаажуулалтын гэрчилгээ олгосон үйлчлүүлэгч бүрт Баталгаажуулалтын тэмдэг хэрэглэх заавар МОНС-АЗ-01-2017-ыг өгнө.

7. Баталгаажуулалтыг  хадгалах, баталгаажуулалтын хамрах хүрээг өргөтгөх, багасгах

7.1 Үйлчлүүлэгч нь менежментийн тогтолцооны стандартын шаардлагыг хангаж байгаа гэдгийг Баталгаажуулалтын байгууллага жил бүрийн магадлан аудитаар баталж, нотолсон тохиолдолд гэрчилгээг тухайн гэрчилгээний хүчинтэй хугацаа дуустал үргэлжлүүлэн хадгална. 

7.2 Баталгаажуулалтын газар нь магадлан аудитын тайланд тулгуурлан баталгаажуулалтыг хадгалах эсэх шийдвэрийг гаргаж, “Магадлан аудитын үр дүнгийн тухай” мэдэгдлийг үйлчлүүлэгч байгууллагын цахим хаягаар илгээнэ. /“Магадлан аудитын үр дүнгийн тухай” мэдэгдлийн загвар МОНС-БЖ-09-2021-М-01 /

7.3 Өмнө нь баталгаажуулалтын гэрчилгээг олгосон үйлчлүүлэгчийн  баталгаажуулалтын хамрах хүрээг өргөтгөх хүсэлтийн дагуу магадлах аудитыг явуулж, тус аудитын үр дүнд үндэслэн Баталгаажуулалтын газар баталгаажуулалтын хамрах хүрээг өргөтгөх эсэх шийдвэрийг гаргана. 

7.4 Баталгаажуулалтын хамрах хүрээ өргөтгөсөн үйлчлүүлэгчид гэрчилгээ анх олгосон огноог хадгалсан гэрчилгээг шинээр олгоно.

7.5 Баталгаажуулалтын байгууллага нь Магадлах аудит болон шуурхай аудитын үр дүнд баталгаажуулагдсан үйлчлүүлэгчийн баталгаажуулалтын хамрах хүрээнд байгаа тухайн хэсэг баталгаажуулалтын шаардлагыг байнга буюу ноцтой хангахгүй тохиолдол илэрвэл уг хэсгийг хасч баталгаажуулалтын хамрах хүрээг багасгаж, баталгаажуулалтын гэрчилгээг шинэчлэн олгоно.

8. Баталгаажуулалтыг түдгэлзүүлэх, сэргээх

8.1 МонСертф ХХК нь дараах тохиолдлын аль нэгэнд үйлчлүүлэгчийн гэрчилгээг түдгэлзүүлэх шийдвэр гаргаж болно. /Түдгэлзүүлэх тухай мэдэгдлийн  загвар МОНС-БЖ-09-2021-М-02/

• Тухайн байгууллагын удирдлагын тогтолцоо үр дүнтэй хэрэгжиж байгаа гэдгийг магадлан батлах боломжгүй буюу үйлчлүүлэгч магадлан аудитад хамрагдаагүй.
• Үйлчлүүлэгчийн баталгаажуулагдсан менежментийн тогтолцоо нь баталгаажуулалтын шаардлага, менежментийн тогтолцооны үр нөлөөнд тавих шаардлагыг байнга буюу ноцтой хангахгүй байх
• Үйлчлүүлэгч байгууллага “МонСертф” ХХК-тай байгуулсан гэрээний шаардлагыг хангаагүй.  
• Магадлах аудитаар тухайн байгууллагын менежментийн тогтолцоо нь үр дүнтэй, шаардлагын дагуу хэрэгжиж байгаа гэдгээ нотолж чадаагүй. 
• Үйлчлүүлэгч сайн дураараа түдгэлзүүлэх хүсэлт гаргасан.
• Онцгой байдлын шалтгаанаас магадлан аудит хийх боломжгүй.
• Стандартын хувилбар шинэчилэгдсэн үед шилжилт хийх хугацаа дууссан боловч шилжилтийн магадлах аудитад хамрагдаагүй. 
• Тэмдэг, тэмдэглэгээ хэрэглэх зааврыг дагаж мөрдөөгүй, зөрчсөн. 
• Аудитын явцад хуурамч мэдээ, мэдээлэл өгсөн гэдэг нь нотлогдсон.

8.2 Баталгаажуулалт түдгэлзүүлсэн нөхцөлд үйлчлүүлэгч байгууллага гэрчилгээг сурталчилах эсвэл баталгаажсан хэмээн нотлох боломжгүй.

8.3 Гэрчилгээ түдгэлзүүлэх хугацаа хамгийн дээд тал нь 6 сар байна

8.4 Түдгэлзүүлсэн асуудлыг заасан хугацаанд залруулсан тохиолдолд үйлчлүүлэгчийн баталгаажуулалтын гэрчилгээг эргэн сэргээнэ. 

9. Гэрчилгээ хүчингүй болгох

9.1 Баталгаажуулалтын байгууллага нь дараах тохиолдолд “Менежментийн тогтолцооны баталгаажуулалт болон магадлан аудит хийх, гэрчилгээ эзэмшүүлэх тухай” гэрээг цуцалж, гэрчилгээг хүчингүй болгож, Баталгаажуулалтын гэрчилгээг эргүүлэн татан авна. Үүнд: /Гэрчилгээ хүчингүй болсон  тухай мэдэгдлийн  загвар МОНС-БЖ-09-2021-М-03/

• Гэрчилгээ  түдгэлзүүлсэн хугацаанд түдгэлзүүлэхэд хүргэсэн асуудлыг шийдвэрлэж, залруулах арга хэмжээ авч чадаaгүй;
• Ноцтой үл тохирол эсвэл клиентийн хамтран ажиллах чадваргүй нөхцөл үүссэн;
• Үйлчлүүлэгч нь гэрээгээр хүлээсэн санхүүгийн үүргээ биелүүлээгүй;
• Үйлчлүүлэгчийн талаар ноцтой гомдол ирсэн;
• Үйлчлүүлэгчийн албан ёсны өөрийн хүсэлтээр

9.2 Баталгаажуулалтын газрын дарга нь гэрчилгээ хүчингүй болсон тухай мэдээллийг  үйлчлүүлэгч байгууллага хүлээн авсны дараа “МонСертф” ХХК-ийн вэбсайт дээр байршуулна.

9.3 Үйлчлүүлэгч нь Баталгаажуулалтын байгууллагын гэрчилгээ хүчингүй болгосон шийдвэрийн эсрэг гомдол, заргыг МонСертф ХХК-ийн Гомдол, зарга шийдвэрлэх хороо болон Шудрага байдлын хороонд гаргах эрхтэй.

9.4 Тус гомдол, заргыг “МонСертф” ХХК-ийн гомдол, зарга шийдвэрлэх журмын дагуу шударгаар шийдвэрлэнэ.

10. Үйлчлүүлэгчтэй харилцах

10.1 Баталгаажуулалтын гэрчилгээг олгох, хадгалах, түдгэлзүүлэх ба хүчингүй болгох шийдвэрийг дараахь байдлаар үйлчлүүлэгчид мэдэгдэнэ.

10.2 Гэрчилгээ түдгэлзүүлэх тухай болон хүчингүй болгох шийдвэрийг зөвхөн Ерөнхий захирлын тушаалаар баталгаажуулан, үйлчлэгч байгууллагын баталгаат мэйл хаягруу Read Requesт  тохиргоотойгоор илгээх эсвэл албан ёсны захидлын баталгаатай шуудангаар явуулна. Энэ захидалд дараах мэдээллийг тусгасан байна. Үүнд:

• Гэрчилгээний хугацааг сунгах, түдгэлзүүлэх, хүчингүй болгосноо батлах
• Хүчингүй болсон нөхцөлд – үйлчлүүлэгч нэн даруй баталгаажуулалтын тэмдэг зэрэг баталгаажуулалтыг ашиглах асуудлыг зогсоох шаардлагатайг баталж гэрчилгээг эргүүлэн өгөхийг хүсэх
• Түдгэлзүүлсэн нөхцөлд – гэрчилгээг сурталчлах, гэрчилгээний тэмдэгийг ашиглах зэргийг сунгасан хугацаанд зогсоох.

11. Бүртгэлүүд

......................ТӨГСӨВ...................